1.		Vorsteuervergütungsverfahren in der EU
2.		Entlastungen für Kleinstkapitalgesellschaften geplant
3.		Entstehung der Steuer bei unrichtigem Steuerausweis
4.		Kassenführung

 

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1. Vorsteuervergütungsverfahren in der EU

Die Abgabefrist für Vorsteuervergütungsanträge inländischer Unternehmer innerhalb der EU für Vergütungsansprüche aus dem Kalenderjahr 2011 endet am 30.09.2012.

Zu berücksichtigen ist, dass für das erforderliche Zertifikat einige Wochen Vorlauf eingeplant werden müssen. Die Rückerstattung der von inländischen Unternehmern im EU-Ausland gezahlten Umsatzsteuer kann seit dem Januar 2010 nur noch in elektronischer Form beantragt werden. Um im elektronischen Vorsteuervergütungsverfahren Anträge zu stellen benötigt man ein Software-Zertifikat der Finanzverwaltung (sogenanntes BOP-Zertifikat). Zu berücksichtigen ist, dass die Registrierung ggf. mehrere Wochen in Anspruch nehmen kann.

Die Erstattungsanträge für das Kalenderjahr 2011 müssen spätestens am 30.09.2012 beim Bundeszentralamt für Steuern eingegangen sein. Zu berücksichtigen ist, dass es sich hierbei um eine Ausschlussfrist ohne Verlängerungsmöglichkeiten handelt.

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2. Entlastungen für Kleinstkapitalgesellschaften geplant

Kleinstbetriebe in der Rechtsform einer Kapitalgesellschaft oder einer Personenhandelsgesellschaft ohne voll haftende natürliche Personen (z. B. GmbH & Co KG) unterliegen zurzeit umfangreichen Vorgaben für die Rechnungslegung. Da bisher zwingende europarechtliche Vorgaben beseitigt wurden können nunmehr die Mitgliedstaaten auch Kapitalgesellschaften, die aufgrund ihrer geringen Größe typischerweise nicht grenzüberschreitend tätig sind und für die eine Rechnungslegung nach den Vorgaben der Richtlinie 78/660/EWG mit übermäßigem Aufwand verbunden ist von einigen genauer bezeichneten Anforderungen befreit werden. Mit den nun vorgeschlagenen Neuregelungen sollen alle Kleinstkapitalgesellschaften profitieren die an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen zwei der drei nachfolgenden Merkmale nicht überschreiten:

- Umsatzerlöse bis 700.000,00 €
- Bilanzsumme bis 350.000,00 €
- Durchschnittliche Zahl beschäftigter Arbeitnehmer bis 10

In der Bundesrepublik Deutschland sind dies ca. 500.000 Unternehmen.

Es sind folgende Erleichterungen im Bereich der Rechnungslegung und Offenlegung vorgesehen:

• Kleinstunternehmen sollen auf die Erstellung eines Anhangs zur Bilanz vollständig verzichten können wenn sie bestimmte Angaben (z. B. zu Vorschüssen und Krediten an Mitglieder der Geschäftsführungs- oder Aufsichtsorgane) unter der Bilanz ausweisen.
• Darüber hinaus sollen weitere Optionen zur Verringerung der Darstellungstiefe im Jahresabschluss eingeräumt werden.
• Kleinstkapitalgesellschaften sollen künftig wählen können ob sie die Offenlegungs-Pflicht durch Veröffentlichung (Bekanntmachung der Rechnungslegungsunterlagen) oder durch Hinterlegung der Bilanz erfüllen. Zur Sicherung eines einheitlichen Verfahrens soll die elektronische Einreichung der Unterlagen beim Betreiber des Bundesanzeigers auch für die Hinterlegung vorgeschrieben werden. Im Fall der Hinterlegung können Dritte auf Antrag kostenpflichtig eine Kopie der Bilanz erhalten.
      Die Neuregelung soll bei Zustimmung für alle Geschäftsjahre gelten deren Abschluss-Stichtag nach dem 30.12.2012 liegt.

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3. Entstehung der Steuer bei unrichtigem Steuerausweis

Zur Entstehung der Steuer bei einem unrichtigen Steuerausweis hat das BMF Stellung genommen und den Umsatzsteuer-Anwendungserlass entsprechend angepasst.

Wer in einer Rechnung einen höheren Steuerbetrag ausweist, als er nach dem Gesetz schuldet (unrichtiger Steuerausweis) schuldet auch den Mehrbetrag. Die „Mehrsteuer“ entsteht hierbei grundsätzlich in dem Zeitpunkt in dem die regulär geschuldete Umsatzsteuer entsteht, spätestens jedoch im Zeitpunkt der Ausgabe der Rechnung.

Der Unternehmer hat die Möglichkeit in diesen Fällen den Steuerbetrag, bzw. die Rechnung gegenüber dem Leistungsempfänger später zu berichtigen. Die Berichtigung ist für den Besteuerungszeitraum vorzunehmen, in welchem dem Leistungsempfänger die berichtigte Rechnung erteilt wurde.

Das  BMF hat den Umsatzsteueranwendungserlass Nr. 13.7. neu angefügt: Wird hingegen in einer Rechnung über eine nicht steuerbare oder steuerfreie Leistung Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen, entsteht die Steuer nach § 13 Abs. 1 Nr. 3 zweiter Halbsatz UStG im Zeitpunkt der Ausgabe der Rechnung.

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4. Kassenführung

Immer wieder ist bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt das Thema Kassenführung ein beliebtes Thema. Die Prüfer sind inzwischen mit Computern und Spezialprogrammen ausgestattet. Damit ist es heute möglich, die Kasse mit wenigen Handgriffen vollständig zu prüfen und damit sachliche Fehler oder formelle Mängel aufzudecken. Das ist vor Jahren noch nicht denkbar gewesen und macht eines deutlich:

Weist die Kassenführung irgendwelche Mängel auf, hat der Betriebsprüfer seine Steuernachzahlung fast sicher.

Selbst wenn außer der fehlerhaften Kasse nichts gefunden wird, darf der Betriebsprüfer „Schwarzeinnahmen“ vermuten und Einnahmen hinzuschätzen. Daraus folgt ein höherer Gewinn und damit für Sie mehr Einkommensteuer sowie zusätzlich Umsatzsteuer.

Sie sollten daher in jedem Falle Ihr Kassenbuch ordnungsgemäß führen! Es beinhaltet sämtliche Bargeldbewegungen (wie Einnahmen, Ausgaben, Einlagen und Entnahmen eines Betriebes). Die Ein- und Auszahlungen müssen täglich erfasst und es muss täglich ein Bestand ermittelt werden. Das Kassenbuch muss so geführt werden, dass nachträglich keine Änderungen möglich sind. Es kann gebunden, als Lose-Blatt-System oder als aneinandergereihte Kassenberichte geführt werden.
Entsprechende Formulare erhalten Sie im Bürofachhandel oder über unser Büro.
Zusammenfassend heißt das, die Eintragungen in der Kasse müssen

• vollständig
• zeitgerecht geordnet und
• formell und inhaltlich richtig
• täglich aufgezeichnet werden.

Kassenführung manuell oder per PC
Grundsätzlich wird durch die Finanzverwaltung freigestellt, ob ein Kassenbuch manuell oder mit Hilfe eines PC geführt wird. Hierfür stehen entsprechende Programme zur Verfügung. Dazu zählen auch „virtuelle“ Kassenbücher in Kalkulationsprogrammen wie Excel.

Vorsicht: Die Daten in solchen Kalkulationsprogrammen sind im Regelfall nachträglich änderbar. Somit werden diese Kassenführungen von den Betriebsprüfern häufig nicht anerkannt. Es kann zu Streitigkeiten mit dem Betriebsprüfer kommen. Zu beachten ist jedoch, dass auch bei Kassenführung mit Hilfe eines Computers sämtliche Ursprungsbelege aufbewahrt werden.

Hinweise zur „richtigen“ Kassenführung:

• Die Kassenbewegungen müssen täglich aufgezeichnet werden. Eine rückwirkende Erfassung, z. B. für eine ganze Woche, führt bereits zu formellen Mängeln in der Kassenführung.
• Jeder Kassenbewegung muss ein Beleg zugrunde liegen. Haben Sie ausnahmsweise keinen, hilft ein Eigenbeleg.
• Wenn Geld aus der Kasse entnommen und zur Bank gebracht wird, muss dies auch in der Kasse als Auszahlung eingetragen werden. Gleiches gilt umgekehrt, wenn Geld von der Bank abgehoben und in die Kasse eingelegt wird.
• Der Sollbestand nach dem Kassenbuch muss jederzeit mit dem Istbestand der Kasse übereinstimmen (sogenannte Kassensturzfähigkeit). Der Bestand laut Kassenbuch ist durch tägliches Nachzählen zu prüfen! Eventuelle Differenzen müssen ausgewiesen werden. Kassendifferenzen sind normal. Es gibt keine Kasse, in der es nicht mal zu kleineren Abweichungen kommt. Stimmt Ihre
  Kasse immer, „stimmt“ etwas nicht mit Ihrer Kassenführung und der Betriebsprüfer wird misstrauisch werden.
• Der tatsächliche Kassenbestand kann niemals negativ sein. Kassenfehlbeträge
  entstehen, wenn mehr Ausgaben als Kassenanfangsbestand zuzüglich Kasseneinnahmen aufgezeichnet werden. Da eine Geschäftskasse keinen Minus-Bestand haben kann, wird mit der Aufdeckung von
  Kassenfehlbeträgen nachgewiesen, dass betriebliche Geldbewegungen unrichtig aufgezeichnet worden sind.
• Privateinlagen und Privatentnahmen sind täglich aufzuzeichnen. Wenn Geld aus der Betriebskassefür private Einkäufe genommen wird, muss dies als Privatentnahme am gleichen Tag eingetragen werden. Häufig wird das in der Eile aufgeschoben und dann vergessen. Beim Nachtragen entstehen
  dann Fehler. Sie tun sich einen Gefallen, wenn Sie hier diszipliniert sind.
• Bei privater Vorverauslagung und Erstattung aus der Kasse ist die Erstattung zum tatsächlichen Zeitpunkt als Ausgabe zu erfassen. Datum der „Ausgabe“ und damit der Eintragung in der Kasse ist immer das Datum der Auszahlung aus der Kasse, nicht das Belegdatum.
• Sofern Vorgänge des Geldverkehrs nicht sofort in das Kassenbuch eingetragen werden, sondern zunächst in unreinen Aufzeichnungen festgehalten werden, gilt auch hier der Grundsatz, dass die Vorgänge täglich in einer richtigen Reihenfolge aufgezeichnet werden müssen. Die unreinen
  Aufzeichnungen (Kladde, Schmierbuch usw.) müssen aufbewahrt werden, da sie als Unterlagen für Eintragungen im Kassenbuch dienen.
• Ãœberschreibungen, Zwischenräume oder nachträgliche Änderungen der Tageseinnahmen im Kassenbuch rechtfertigen im Allgemeinen die Verwerfung der Kassenführung.
• Grundsätzlich ist die Aufzeichnung eines jeden Handelsgeschäftes, also jeder Betriebseinnahme und Betriebsausgabe erforderlich.
• Bei der Verwendung von Registrierkassen werden in der Regel die Tageseinnahmen laut Tagesendsummenbons (sogenannte Z-Bons) in einer Summe in den Kassenbericht übernommen.
  Wichtig: Diese Tagesendsummenbons sind vollständig aufzuheben. Dies gilt auch für Fehlbons. Die Bons sind laufend durchnummeriert und es dürfen keine Bons fehlen. Die Zwischensummen- oder X Bons können die Z-Bons nicht ersetzen, da sie nicht durchnummeriert sind. Bitte beachten sie bei den
  Z-Bons die Höhe der Stornobuchungen. Eventuell sollten diese täglich auf dem Kassenzettel erläutert werden. Im Übrigen sollte die Uhrzeit des Z-Bons mit dem tatsächlichen Kassenschluss übereinstimmen.
• Achtung: Ebenso vollständig aufzubewahren sind Programmier- bzw. Bedienungsanleitungen oder auch die Protokolle für Kassenumprogrammierungen (z.B. Verkäuferspeicher, Trainingsspeicher,
  Zurücksetzen des „Grand Total“).
• Bei mehreren Filialen bzw. Betriebsstätten muss eine Kontrolle für jedes Geschäft möglich sein. Die Kasseneinnahmen und Kassenausgaben können nur dann täglich in einer Summe in einem Kassenbuch festgehalten werden, wenn das Zustandekommen dieser Summen durch Aufbewahrung
  aller angefallenen Ursprungsbelege nachgewiesen wird.

Aufbewahrungspflichten
Nachfolgende Unterlagen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden:

• Kassenbücher und Aufzeichnungen, sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen
• Originalbelege
• Z-Bons
• Organisationsunterlagen die zur Kasse gehören, insbesondere die Bedienungsanleitung, die Programmabrufe nach jeder Änderung (u.a. der Artikeleinzelpreis), Protokolle über die Einrichtung von Verkäufern, Kellner und Trainingsspeicher usw. sowie alle internen Einweisungen zur Kassenprogrammierung.
  Die einzelnen Kassenstreifen (Kassenrollen) brauchen nicht aufbewahrt zu werden.
• Kalkulationsgrundlagen wie z.B. Speisen- und Getränkekarten in Gaststätten

Anwendungsbereich
Diese strengen Regeln gelten für alle, die eine Kasse führen! Durch diese Hinweise möchten wir Ihnen die wichtigsten Problembereiche bei der Kassenführung verdeutlichen. Darüber hinaus gibt es jedoch in jedem Einzelfall auch Besonderheiten zu beachten. Sprechen Sie uns an, wir helfen Ihnen gern!

Besonderheiten beim Einsatz von Registrierkassen

mit Schreiben vom 26.11.2010 hat das BMF zur Aufbewahrung mittels

• Registrierkasse,
• Waagen mit Registrierkassenfunktion,
• Taxametern und
• Wegstreckenzählern

erstellten digitalen Unterlagen Stellung genommen. Danach müssen die vorgenannten Geräte sowie die mit ihrer Hilfe erstellten digitalen Unterlagen neben den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)“ auch den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ entsprechen. Die Feststellungslast liegt bei Ihnen.
Die Unterlagen, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, während der Dauer der Aufbewahrungsfristen jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren.
Insbesondere müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten (Einzelaufzeichnungspflicht) einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen i.S. des § 14 UStG unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine Verdichtung dieser Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig. Ein ausschließliches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. Die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen.
Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten – bei der Registrierkasse insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten – innerhalb des Gerätes nicht möglich, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden.
Die konkreten Einsatzorte und -zeiträume der vorgenannten Geräte sind zu protokollieren und diese Protokolle aufzubewahren (vgl. § 145 Abs. 1 AO, § 63 Abs. 1 UStDV). Einsatzort bei Taxametern und Wegstreckenzählern ist das Fahrzeug, in dem das Gerät verwendet wurde.
Außerdem müssen die Grundlagenaufzeichnungen zur Überprüfung der Bareinnahmen für jedes einzelne Gerät getrennt geführt und aufbewahrt werden. Die zum Gerät gehörenden Organisati-onsunterlagen müssen aufbewahrt werden, insbesondere die Bedienungsanleitung, die Programmier-anleitung und alle weiteren Anweisungen zur Programmierung des Gerätes (einschließlich der Einrichtungsprotokolle).

Die vorgenannten Ausführungen gelten auch für die mit Hilfe eines Taxameters oder Wegstreckenzählers erstellten digitalen Unterlagen, soweit diese Grundlage für Eintragungen auf einem Schichtzettel sind. Im Einzelnen können dies sein:
Dies gilt für Unternehmer ohne Fremdpersonal entsprechend.

Soweit ein Gerät bauartbedingt den in diesem Schreiben niedergelegten gesetzlichen Anforderungen nicht oder nur teilweise genügt, wird es nicht beanstandet, wenn Sie dieses Gerät längstens bis zum 31. Dezember 2016 in Ihrem Betrieb weiterhin einsetzen. Das setzt aber voraus, dass Sie technisch mögliche Softwareanpassungen und Speichererweiterungen mit dem Ziel durchführen, die in diesem Schreiben konkretisierten gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Bei Registrierkassen, die technisch nicht mit Softwareanpassung und Speichererweiterungen ausgerüstet werden können, müssen die Anforderungen des BMF - Schreibens vom 09. Januar 1996 weiterhin vollumfänglich beachtet werden. Bei Einsatz von neueren Kassen (externe Schnittstelle, PC-Kassen) können Sie sich nicht mehr auf dieses Schreiben berufen. Sie müssen die Datenanforderungen erfüllen. Das gilt auch bei Verkauf oder der Aussonderung der Kassen. Die Daten müssen zuvor umfassend gesichert und wie vorgenannt beschrieben aufbewahrt werden. Um möglichen Defekten vorzubeugen, empfehlen wir eine regelmäßige Datensicherung. Für Existenzgründer ist das Schreiben aus dem Jahr 1996 nicht mehr anwendbar. Diese müssen sich sofort den neuen Anforderungen stellen.
Bei „einfacheren bzw. älteren“ Kassen sind die zur Kasse gehörenden Organisationsunterlagen, insbesondere die Bedienungsanleitung, die Programmieranleitung, die Programmabrufe nach jeder Änderung (u.a. der Artikelpreis), die Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern u. ä. sowie alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z.B. Anweisun-gen zum maschinellen Ausdrucken von Proforma-Rechnungen oder zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten) aufzubewahren.